Digitalisierung: Jettinger Gemeinderat stellt auf papierlose Sitzungsunterlagen um
Jettingen. Der Jettinger Gemeinderat will den Weg ins digitale Zeitalter einschlagen und seine Sitzungen künftig so papierlos wie möglich abwickeln. Bei einer Enthaltung fiel jetzt die Entscheidung, ab der kommenden Amtsperiode in den digitalen Sitzungsdienst einzusteigen.
Von einer "zeitgemäßen Art der Zusammenarbeit zwischen Gemeinderat und Verwaltung" sprach Bürgermeister Hans Michael Burkhardt. Zudem hält er die neue Periode des Gemeinderats von 2019 bis 2024 für den richtigen Zeitpunkt für die Einführung – auch wenn die zugegebenermaßen mit einem finanziellen Aufwand verbunden sei.
Zu Beginn der laufenden Sitzungsperiode hatte sich das Gremium 2014 schon einmal mit dem Thema beschäftigt. Doch war man damals bei der bisherigen Vorgehensweise mit Papiereinladungen und den traditionellen Sitzungsunterlagen geblieben. Wie die Verwaltung jetzt informierte, habe sich seitdem technisch einiges verändert. Und andere Kommunen stellten in der kommenden Wahlperiode ebenfalls auf den digitalen Sitzungsdienst um.
Der digitale Sitzungsdienst mit Ratsinformationssystem unterstützt die Verwaltung bei der papierlosen Abwicklung von Gemeinderatssitzungen. Von der Vorbereitung bis zur Einladung der Gemeinderäte kann alles mit festgelegten und teils automatischen Abläufen abgearbeitet werden. Alle Tagesordnungen, Einladungen sowie die Information und Einladung der Öffentlichkeit über die Homepage werden dann mit nur wenigen Klicks automatisch erstellt und versandt und auf die Homepage der Gemeinde gestellt. Nach der Sitzung werden die Beschlüsse zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erfasst und ebenfalls mit einem Klick der Bürgerschaft automatisch innerhalb einer Woche auf der Homepage der Gemeinde zur Einsicht zur Verfügung gestellt. Auch die Protokollerstellung wird deutlich vereinfacht.
Einen weiteren Baustein zur digitalen Sitzungsführung bildet die Einführung eines Ratsinformationssystems. Über dieses werden den Mitgliedern des Gemeinderats die Sitzungsunterlagen in Zukunft nicht mehr in Papierform, sondern in digitaler Form zur Verfügung gestellt.
Für die Einführung des digitalen Sitzungsdienstes mit Ratsinformationssystem ist die Anschaffung von entsprechenden Tablets notwendig. Die meisten Gemeinden nutzen dafür das i-Pad von Apple. Möglich wären zwar auch Endgeräte anderer Hersteller, allerdings läuft das Ratsinformationssystem erfahrungsgemäß auf den Apple-Endgeräten am stabilsten. Die Erfahrungen anderer Gemeinden hierzu sind durchweg positiv. "Das funktioniert super", berichtete der Bürgermeister aus seiner Arbeit im Kreistag. Gerechnet auf fünf Jahre geht man im Rathaus von Kosten in der Größenordnung von rund 42 .000 Euro für das Gesamtpaket mit Soft- und Hardware aus – denen rund 30 000 Euro als Einsparung durch den papierlosen Sitzungsdienst gegenüberstehen.
"Das ist alles sehr plausibel dargestellt und ich bin zu 100 Prozent dafür", betonte Wilhelm Kern (SPD). Aus seiner Tätigkeit im Kreistag weiß er: "Das erleichtert die Arbeit und ist ein großer Fortschritt".
